Dogodki za prepoznavnost
Primerno za:
Vse vrste organizacij.
Kaj je to?
Praviloma gre za dogodek, ki ga želite organizirati na koncu kampanje ali uporabiti kot ogrodje za svojo obveščevalno kampanje. Obseg teh zelo odmevnih dogodkov je velik in lahko vključuje:
- nagrade,
- festivale,
- razstave,
- natečaje,
- promocijske turneje ipd.
Glavni namen teh dogodkov je navdušiti in pritegniti medijsko pozornost. Poudarek ni na vsebini, pač pa na kreativnosti.
Koristi
- Pritegnete lahko veliko medijsko pozornost in medije opozorite na najpomembnejša sporočila svoje kampanje.
- Če je dogodek dobro organiziran, si ga bo vaše občinstvo zapomnilo.
Omejitve
- Ti dogodki so ponavadi stroškovno zahtevnejši ter terjajo čas in energijo.
Financiranje dogodka
- Proračun, proračun, proračun:
- ocenite, koliko vas bo stal ta dogodek in ali je sploh izvedljiv.
- Prepričajte se, da so v proračun vključene vse dejavnosti in da ste od ponudnikov pridobili natančne ocene stroškov.
- Vsaj 10–15 % proračuna namenite za nepredvidene stroške.
Načrtovanje dogodka
- Najprej razmislite o konceptu. Določite vrsto dogodka in svoje cilje.
- Cilj je pritegniti prozornost medijev. Dobro razmislite, ali bo dogodek medije dejansko zanimal. Odgovorite na naslednja vprašanja:
- Ali bo na dogodku prisotna znana oseba?
- Ali takšnega dogodka še nihče ni pripravil?
- Ali vključuje interaktivne elemente?
- Ali je z njim povezana nagrada in ali bo na dogodku sodelovalo veliko ljudi? Ali se bo zgodil na edinstveni lokaciji?
- Če vabite medije, jih kar najbolje izkoristite. Načrtujte njihovo sodelovanje.
- Se lahko dogovorite za nekaj intervjujev?
- Imate na voljo sobo za intervjuje?
- Imate pripravljeno gradivo za novinarje in druge pomembne informacije zanje?
- Izdelajte dnevni red ter seznam udeležencev in govornikov.
- Načrtujte vnaprej. Priprava teh dogodkov bo trajala mesece. Najbolje je, da si za pripravo zagotovite vsaj šest do osem mesecev.
Praktični premisleki
- Nekatere stvari boste morali rezervirati zelo zgodaj, na primer:
- prizorišče,
- vozovnice za udeležence in govornike,
- namestitev itd.
- Ne podcenjujte ravni natančnosti in zahtevnosti, ki je potrebna pri načrtovanju vse potrebne logistike. Tudi če se zatakne pri navidezno majhni stvari, na primer pozabimo mikrofon, lahko s tem uničimo sicer odličen dogodek.
- Načrtujte zasnovo, izdelavo in dostavo informativnega gradiva.
- Vse to bi moralo biti na prizorišču vsaj dan pred dogodkom, v idealnem primeru pa vsaj dva do tri dni prej. Vedno imejte pripravljen rezervni načrt.
- Bodite pripravljeni, da lahko v zadnjem trenutku napravite nekaj nizkokakovostnih kopij ključnega informativnega gradiva.
- Predhodno si dobro oglejte prizorišče.
- Vedno imejte s seboj USB ključ z vsemi predstavitvami in PDF/tiskane različice vseh dokumentov in gradiva, ki jih potrebujete na konferenci.
- Na predvečer dogodka naredite generalko.
- Preizkusite vso opremo.
- Preverite prizorišče.
- Pri sebi imejte kontaktne podatke vseh dobaviteljev. Na dan dogodka imejte pri sebi seznam kontaktnih številk (po možnosti mobilnih številk) vseh sodelavcev, katerih pomoč potrebujete, partnerjev, dobaviteljev, povabljenih medijev itd.
