Eventos de visibilidade
Adequado para:
Todos os tipos de organizações.
O que é?
Normalmente, este é o tipo de evento que convém fazer no final da sua campanha ou que pode ser utilizado como pilar da sua campanha de comunicação. O âmbito destes eventos de elevada visibilidade é enorme e pode incluir:
- Prémios
- Festivais
- Exposições
- Concursos
- Visitas promocionais, etc.
Estes eventos centram-se na criação de alarido e na promoção de cobertura por parte dos meios de comunicação social. Não incidem sobre o conteúdo. Devem ser criativos.
Benefícios
- Pode gerar uma vasta cobertura dos meios de comunicação social e lembrar-lhes das mensagens mais importantes da sua campanha.
- Se estiver bem organizado, o evento será memorável para o seu público.
Limitações
- Por norma, estes eventos são dispendiosos e envolvem tempo e energia.
Financiamento do evento
- Orçamento, orçamento, orçamento:
- Faça uma estimativa de quanto este evento vai custar e da sua viabilidade.
- Certifique-se de orçamentar todas as suas ações e de solicitar orçamentos exatos aos fornecedores.
- Reserve, pelo menos, 10 a 15 % do seu orçamento para custos imprevisíveis.
Planeamento do evento
- Em primeiro lugar, pense num conceito. Decida sobre o formato do evento e respetivos objetivos.
- O objetivo é despertar a atenção dos meios de comunicação social. Pense bem se o evento vai, de facto, despertar o interesse dos meios de comunicação social. Responda às seguintes perguntas:
- O evento envolve alguém famoso?
- É algo que ninguém fez antes?
- Tem um elemento interativo?
- Tem um prémio associado? E houve muitos participantes? Decorre num local específico?
- Se vai convidar os meios de comunicação social, tire disso o máximo partido. Planeie a sua participação:
- Pode organizar algumas entrevistas?
- Dispõe de uma sala onde as entrevistas possam ser realizadas?
- Dispões de kits de imprensa e outras informações relevantes para os meios de comunicação social?
- Estabeleça uma agenda e uma lista de participantes e oradores
- Planeie com bastante antecedência. A preparação destes eventos pode demorar meses. É preferível prever um período mínimo de preparação de seis a oito meses.
Considerações práticas
- Precisará de reservar algumas coisas com muita antecedência, como, por exemplo:
- O local
- Bilhetes de transporte para participantes e oradores
- Alojamento, etc.
- Não subestime o nível de detalhe e planeie todas as disposições logísticas necessárias. Um detalhe prático que corra mal – como não haver microfones, por exemplo – pode arruinar um evento que, de outra forma, seria excelente.
- Certifique-se de que planeou a conceção, a produção e a entrega do material de informação:
- Tudo deve chegar, pelo menos, um dia antes do evento. Idealmente, com pelo menos 2/3 dias de antecedência. E tenha sempre um plano B.
- Certifique-se de que pode produzir algumas cópias de materiais de informações importantes com pouca antecedência, caso sejam necessárias.
- Verifique o centro de negócios do local onde está, se existir.
- Traga sempre consigo uma pen drive USB com todas as apresentações e versões PDF/impressas de todos os documentos e material necessários na conferência.
- Faça um teste na noite anterior:
- Teste todo o equipamento.
- Verifique o local.
- Tenha consigo todos os detalhes do contacto dos fornecedores. No dia, tenha consigo uma lista com os números de contacto (de preferência, números de telemóveis) de todos os colegas que precisam de ajuda, dos seus parceiros, fornecedores, meios de comunicação convidados, etc.
