Verktøysett for kampanje

Synlighetsarrangementer

Egnet for:

Alle typer organisasjoner.

Hva er det?

Dette er vanligvis den typen arrangement du bør arrangere enten på slutten av kampanjen, eller som kan brukes som et bakteppe i kommunikasjonskampanjen. Disse høyprofilerte arrangementene har et stort omfang og kan omfatte:

  • Prisutdelinger
  • Festivaler
  • Messer
  • Konkurranser
  • Kampanjeturer m.m.

Formålet med disse arrangementene er å skape oppmerksomhet og generere mediedekning. De fokuserer ikke på innhold. De skal være kreative.

Fordeler

  • Du kan generere god mediedekning og minne dem om kampanjens hovedbudskap.
  • Hvis arrangementet er godt organisert, vil det være minneverdig for deltakerne.

Begrensninger

  • Disse arrangementene er vanligvis dyre, og de involverer tid og energi.

Finansiere arrangementet

  • Budsjett, budsjett, budsjett:
    • Anslå hvor mye dette arrangementet vil koste deg, og hvor gjennomførbart det er.
    • Påse at du budsjetterer alle handlingene og har bedt om nøyaktige tilbud fra leverandører.
    • Sett av minst 10–15 % av budsjettet til uforutsette utgifter.

Planlegge arrangementet

  • Tenk på et konsept først. Bestem deg for arrangementsformat og mål.
  • Målet er å skape medieoppmerksomhet. Tenk nøye gjennom om arrangementet faktisk er av interesse for mediene. Svar på disse spørsmålene:
    • Er det noen kjente personer på arrangementet?
    • Er det noe ingen har gjort før?
    • Har det et interaktiv element ved seg?
    • Er det tilknyttet en premie, og var det mange som deltok på arrangementet? Arrangeres det på et særlig unikt sted?
  • Hvis du inviterer mediene, må du gjøre mest mulig ut av det. Planlegg hvordan de skal delta:
    • Kan du ordne med intervjuer?
    • Har du et rom der de kan gjennomføre intervjuer?
    • Har du pressepakker og annen relevant medieinformasjon?
  • Lag en dagsorden og en liste over deltakere og talere
  • Planlegg godt på forhånd. Disse arrangementene vil ta måneder å forberede. Det beste er å sette av minst seks–åtte måneder til forberedelser.

Praktiske hensyn

  • Noen ting må reserveres svært tidlig, f.eks.:
    • Arrangementsstedet
    • Reisebilletter for deltakere og talere
    • Overnatting, osv.
  • Ikke undervurder hvor mye arbeid og planlegging alt logistikken krever. Hvis en praktisk detalj slår feil, f.eks. at det mangler mikrofoner, kan dette ødelegge et ellers flott arrangement.
  • Påse at du har planlagt utformingen, produksjonen og utleveringen av informasjonsmaterialet:
    • Alt bør ankomme minst én dag før arrangementet. Det bør ankomme helst minst 2–3 dager på forhånd, og du bør alltid ha en reserveplan.
    • Påse at du om nødvendig kan få produsert opp noen lavkvalitetskopier av viktig informasjonsmateriale i siste liten.
  • Kontroller forretningssenteret ved arrangementsstedet, hvis det finnes.
  • Ha alltid med deg en USB-minnepinne med alle presentasjonene og PDF-/papirversjoner av alle dokumenter og alt materiale du trenger til konferansen.
  • Gjennomfør en generalprøve kvelden før:
    • Test alt utstyr.
    • Sjekk arrangementsstedet.
    • Ha med deg kontaktopplysningene til alle leverandørene. Ha med deg en liste på dagen med kontaktnumre (fortrinnsvis mobilnumre) til alle kollegaer du trenger hjelp av, partnere, leverandører, inviterte medier, osv.