Campagnetoolkit

Beperkingen

• Dit soort evenementen zijn doorgaans duur en kosten veel tijd en energie.

Financiering van het evenement

• Budget, budget, budget:
  • Bereken hoeveel het evenement u gaat kosten en of dat haalbaar is.
  • Zorg ervoor dat u alle activiteiten in de begroting hebt meegenomen en nauwkeurige offerten van leveranciers hebt gekregen.
  • Reserveer 10-15 % van de begroting voor onvoorziene uitgaven.

Planning van het evenement

• Bedenk eerst het concept. Bepaal het formaat van het evenement en de doelstellingen ervan.
• Het doel is om veel media-aandacht te krijgen. Denk goed na of het evenement inderdaad interessant is voor de media. Beantwoord de volgende vragen:
  • Is er iemand bij het evenement betrokken die beroemd is?
  • Is het iets dat niemand eerder gedaan heeft?
  • Heeft het interactieve aspecten?
  • Is er een prijs aan verbonden en nemen er veel mensen aan deel? Wordt het op een zeer unieke locatie gehouden?
• Als u de media uitnodigt, haal er dan alles uit. Plan hun deelname:
  • Kunt u bepaalde interviews regelen?
  • Hebt u een ruimte waar interviews kunnen worden gehouden?
  • Beschikt u over persmappen en andere relevante informatie voor de media?
• Stel een agenda en een lijst met deelnemers en sprekers op.
• Plan alles ruim van tevoren. Dit soort evenementen vergt een maandenlange voorbereiding. Het beste is om uit te gaan van zes tot acht maanden voorbereidingstijd.

Praktische overwegingen

• Bepaalde dingen moeten heel vroeg worden geboekt, zoals:
  • de locatie
  • het vervoer voor deelnemers en sprekers
  • accommodatie enz.
• Onderschat niet hoeveel details en planning er bij alle logistieke voorbereiding komen kijken. Een praktische kleinigheid die verkeerd uitpakt – bijvoorbeeld het ontbreken van microfoons – kan een fantastisch evenement verpesten.
• Zorg ervoor dat u het ontwerp, de productie en de levering van het informatiemateriaal goed plant:
  • Alles moet ten minste één dag voor het evenement worden geleverd; in het ideale geval zelfs twee tot drie dagen van tevoren. U moet bovendien altijd een plan B hebben.
  • Zorg ervoor dat u, mocht dat nodig zijn, op het laatste moment uitdraaien van het informatiemateriaal kunt maken, al is dat van mindere kwaliteit.
• Onderzoek welke ondersteunende diensten er op de geplande locatie aanwezig zijn.
• Draag altijd een USB-stick bij u met alle presentaties en PDF-/printversies van alle documenten en het overige materiaal dat u tijdens de conferentie nodig hebt.
• Probeer de avond ervoor alles uit:
  • Test alle apparatuur.
  • Inspecteer de locatie.
  • Controleer of u de contactgegevens van alle leveranciers hebt. Zorg ervoor dat u op de dag zelf alle telefoonnummers (liefst mobiele nummers) van alle collega’s hebt die u moeten helpen, alsook van uw partners, leveranciers, uitgenodigde media enz.