Eventi di visibilità
Ideale per:
tutti i tipi di organizzazioni.
Che cos’è?
Si tratta in genere del tipo di evento che intendi svolgere al termine della tua campagna o che può servire da fulcro della tua campagna di comunicazione. La portata di questi eventi ad alta visibilità è enorme e può comprendere:
- premi;
- festival;
- esposizioni;
- concorsi;
- tour promozionali, ecc.
Questi eventi mirano a creare una sorta di passaparola e generare copertura mediatica. Gli eventi non si concentrano sui contenuti e devono essere creativi.
Vantaggi
- Puoi generare una grande copertura mediatica e ricordare ai media i messaggi più importanti della tua campagna.
- Se l’evento è ben organizzato, il tuo pubblico se ne ricorderà.
Limiti
- Di norma questi eventi sono costosi e richiedono tempo ed energie.
Come finanziare l’evento
- Budget, budget e ancora budget:
- valuta l’entità dei costi dell’evento e la sua fattibilità;
- accertati di poter finanziare tutte le tue iniziative e di avere chiesto preventivi esatti ai fornitori;
- conserva almeno un 10-15 % del budget a tua disposizione per eventuali costi imprevedibili.
Organizzazione dell’evento
- Per prima cosa devi ideare un concept, decidendo il formato dell’evento e le tue finalità.
- L’obiettivo è attirare l’attenzione dei media: considera attentamente l’interesse effettivo che l’evento susciterà nei mezzi di informazione e rispondi a queste domande:
- l’evento coinvolge qualche VIP?
- Si tratta di qualcosa che nessuno ha mai fatto prima?
- È previsto un elemento interattivo?
- L’evento è associato a un premio e vi ha preso parte molta gente? L’evento si svolge in una sede unica e particolare?
- Se hai intenzione di invitare i media, valorizza al massimo questa opportunità. Pianifica la loro partecipazione:
- puoi organizzare interviste?
- Disponi di una stanza in cui sia possibile realizzarle?
- Disponi di kit per la stampa e di altre informazioni utili per i media?
- Elabora un’agenda e un elenco di partecipanti e relatori
- Pianifica con largo anticipo: l’allestimento di eventi come questi richiederà mesi e la soluzione migliore è dedicarne un minimo di sei e un massimo di otto.
Considerazioni di carattere pratico
- Dovrai prenotare quanto prima:
- la sede;
- i biglietti di viaggio per i partecipanti e i relatori;
- il soggiorno ecc.
- Non sottovalutare il livello di dettaglio e di programmazione richiesto per tutti gli aspetti logistici. Un dettaglio pratico che vada storto - per esempio la mancanza di microfoni - potrebbe rovinare un evento altrimenti eccezionale.
- Assicurati di aver pianificato la progettazione, la produzione e la consegna del materiale informativo:
- tutto deve arrivare almeno un giorno prima dell’evento (meglio se almeno 2/3 giorni in anticipo). Prepara sempre un piano B.
- Verifica che sia possibile stampare all’ultimo momento qualche copia di bassa qualità dei materiali informativi principali.
- Esamina il centro affari della sede in cui ti trovi, se ce n’è uno.
- Porta sempre una chiavetta USB con tutte le presentazioni e le versioni in PDF/cartacee di tutti i documenti e i materiali che devi avere con te durante la manifestazione.
- Fai un test la sera prima dell’evento:
- prova tutte le apparecchiature;
- esamina la sede dell’evento;
- porta con te tutti i dati di contatto dei fornitori e, nel giorno della manifestazione, un elenco con tutti i numeri di telefono (preferibilmente cellulare) di tutti i colleghi che dovranno aiutarti, dei tuoi partner, dei tuoi fornitori, dei media invitati ecc.
