Leiðarvísir fyrir kynningarherferðina

Skyggnisviðburðir

Hentar:

Öllum gerðum samtaka.

Hvað er þetta?

Þetta er venjulega viðburður sem þú vilt annaðhvort halda í lok herferðarinnar eða sem þú notar sem hryggjarstykkið í samskiptaherferðinni þinni. Sýnilegir viðburðir, sem þessir, hafa gríðarlega útbreiðslu og geta meðal annars verið:

  • Verðlaun
  • Hátíðir
  • Sýningar
  • Samkeppnir
  • Kynningarferðir, o.s.frv.

Áhersla viðburðanna er að skapa umtal og fjölmiðlaumfjöllun. Áhersla þeirra er ekki á efnisinnihald. Þeir ættu að vera skapandi.

Ávinningur

  • Þú getur skapað frábæra fjölmiðlaumfjöllun og minnt á mikilvægustu skilaboð herferðarinnar.
  • Ef þeir eru vel skipulagðir eiga þeir eftir að verða minnisstæðir fyrir markhópinn þinn.

Takmarkanir

  • Þessir atburðir eru venjulega dýrir og þeir fela í sér tíma og orku.

Fjármögnun viðburðarins

  • Fjárhagsáætlun, fjárhagsáætlun, fjárhagsáætlun:
    • Áætlaðu hvað þessi atburður mun kosta þig og hversu gerlegur hann er.
    • Gakktu úr skugga um að gera fjárhagsáætlun fyrir allar aðgerðir þínar og að vera búin/n að biðja um nákvæm tilboð frá veitendum.
    • Haltu eftir a.m.k. 10-15% af fjármagni þínu fyrir ófyrirsjáanlegan kostnað.

Að skipuleggja viðburðinn

  • Hugsaðu fyrst um hugtak. Ákveða skal uppsetningu viðburðarins og markmiðin þín.
  • Markmiðið er að vekja athygli fjölmiðla. Hugsaðu vel um hvort atburðurinn muni örugglega vekja áhuga fjölmiðla. Svaraðu þessum spurningum:
    • Felur atburðurinn í sér einhvern frægan?
    • Er hann eitthvað sem enginn hefur gert áður?
    • Hefur hann gagnvirkan þátt?
    • Eru verðlaun tengd honum og tóku margir þátt í viðburðinum? Á hann sér stað á sérstökum einstökum stað?
  • Ef þú ert að bjóða fjölmiðlum, nýttu það sem best. Skipuleggja skal þátttöku þeirra:
    • Getur þú stillt upp nokkrum viðtölum?
    • Er til staðar herbergi þar sem þeir geta tekið viðtöl?
    • Er til staðar útbúnaður fyrir fjölmiðla og aðrar tengdar fjölmiðlaupplýsingar?
  • Hanna skal dagskrá og lista yfir þátttakendur og fyrirlesara
  • Skipuleggja skal með góðum fyrirvara. Þessir atburðir munu taka marga mánuði í undirbúningi. Best er að gera ráð fyrir a.m.k. sex til átta mánaða undirbúningstíma.

Hagnýt sjónarmið

  • Þú verður að bóka sumt mjög snemma, s.s.:
    • Vettvangurinn
    • Ferðamiðar fyrir þátttakendur og fyrirlesara
    • Gisting, o.fl.
  • Ekki vanmeta smáatriðin og skipulagningu allra ráðstafana sem lúta að skipulagningu á aðdráttum, viðhaldi og flutningi sem þörf er á. Hagnýt smáatriði sem fara úrskeiðis - svo sem að hafa ekki hljóðnema - gætu eyðilagt annars frábæran viðburð.
  • Gakktu úr skugga um að þú hafir skipulagt hönnun, framleiðslu og afhendingu upplýsingaefnisins:
    • Allt ætti að berast að minnsta kosti degi fyrir atburðinn. Helst a.m.k. 2/3 dögum áður og hafðu alltaf varaáætlun.
    • Gakktu úr skugga um að þú gætir hugsanlega kallað fram prentun af lykilupplýsingaefni í litlum gæðum á síðustu stundu.
  • Athugaðu viðskiptamiðstöð staðarins sem þú ert á, ef hún er fyrir hendi.
  • Hafðu alltaf minnislykil meðferðis með öllum kynningum og PDF prentútgáfum af öllum skjölum og efni sem þú þarft að hafa með þér á ráðstefnunni.
  • Framkvæma skal prufukeyrslu kvöldinu áður:
    • Prófaðu allan búnað.
    • Athugaðu vettvanginn.
    • Hafðu samskiptaupplýsingar allra birgja með þér. Haltu lista á deginum með tengiliðanúmerum (helst farsímanúmerum) yfir alla samstarfsaðilana sem þurfa að hjálpa þér, viðskiptafélaga þína, birgjana þína, fjölmiðla sem hefur verið boðið o.s.frv.