Leiðarvísir fyrir kynningarherferðina

Takmarkanir

• Þessir atburðir eru venjulega dýrir og þeir fela í sér tíma og orku.

Fjármögnun viðburðarins

• Fjárhagsáætlun, fjárhagsáætlun, fjárhagsáætlun:
• Áætlaðu hvað þessi atburður mun kosta þig og hversu gerlegur hann er.
• Gakktu úr skugga um að gera fjárhagsáætlun fyrir allar aðgerðir þínar og að vera búin/n að biðja um nákvæm tilboð frá veitendum.
• Haltu eftir a.m.k. 10-15% af fjármagni þínu fyrir ófyrirsjáanlegan kostnað.

Að skipuleggja viðburðinn

• Hugsaðu fyrst um hugtak. Ákveða skal uppsetningu viðburðarins og markmiðin þín.
• Markmiðið er að vekja athygli fjölmiðla. Hugsaðu vel um hvort atburðurinn muni örugglega vekja áhuga fjölmiðla. Svaraðu þessum spurningum:
  • Felur atburðurinn í sér einhvern frægan?
  • Er hann eitthvað sem enginn hefur gert áður?
  • Hefur hann gagnvirkan þátt?
  • Eru verðlaun tengd honum og tóku margir þátt í viðburðinum? Á hann sér stað á sérstökum einstökum stað?
• Ef þú ert að bjóða fjölmiðlum, nýttu það sem best. Skipuleggja skal þátttöku þeirra:
• Getur þú stillt upp nokkrum viðtölum?
• Er til staðar herbergi þar sem þeir geta tekið viðtöl?
• Er til staðar útbúnaður fyrir fjölmiðla og aðrar tengdar fjölmiðlaupplýsingar?
• Hanna skal dagskrá og lista yfir þátttakendur og fyrirlesara
• Skipuleggja skal með góðum fyrirvara. Þessir atburðir munu taka marga mánuði í undirbúningi. Best er að gera ráð fyrir a.m.k. sex til átta mánaða undirbúningstíma.

Hagnýt sjónarmið

• Þú verður að bóka sumt mjög snemma, s.s.:
  • Vettvangurinn
  • Ferðamiðar fyrir þátttakendur og fyrirlesara
  • Gisting, o.fl.
• Ekki vanmeta smáatriðin og skipulagningu allra ráðstafana sem lúta að skipulagningu á aðdráttum, viðhaldi og flutningi sem þörf er á. Hagnýt smáatriði sem fara úrskeiðis - svo sem að hafa ekki hljóðnema - gætu eyðilagt annars frábæran viðburð.
• Gakktu úr skugga um að þú hafir skipulagt hönnun, framleiðslu og afhendingu upplýsingaefnisins:
• Allt ætti að berast að minnsta kosti degi fyrir atburðinn. Helst a.m.k. 2/3 dögum áður og hafðu alltaf varaáætlun.
• Gakktu úr skugga um að þú gætir hugsanlega kallað fram prentun af lykilupplýsingaefni í litlum gæðum á síðustu stundu.
• Athugaðu viðskiptamiðstöð staðarins sem þú ert á, ef hún er fyrir hendi.
• Hafðu alltaf minnislykil meðferðis með öllum kynningum og PDF prentútgáfum af öllum skjölum og efni sem þú þarft að hafa með þér á ráðstefnunni.
• Framkvæma skal prufukeyrslu kvöldinu áður:
• Prófaðu allan búnað.
• Athugaðu vettvanginn.
• Hafðu samskiptaupplýsingar allra birgja með þér. Haltu lista á deginum með tengiliðanúmerum (helst farsímanúmerum) yfir alla samstarfsaðilana sem þurfa að hjálpa þér, viðskiptafélaga þína, birgjana þína, fjölmiðla sem hefur verið boðið o.s.frv.