Lehdistötilaisuus
Soveltuu
kaikentyyppisille organisaatioille
Mikä se on?
Lehdistötilaisuudessa kerrotaan tärkeistä uutisista (esim. kampanjan käynnistämisestä), jotka liittyvät organisaatioon tai yritykseen, ja siihen osallistuu toimittajia ja yrityksen/organisaation edustajia. Tapahtuma on toimittajille vuorovaikutteinen foorumi, jossa he voivat tutustua organisaatioon ja kampanjaan.
Hyödyt
- Toimittajille voidaan antaa paljon enemmän tietoa kuin lehdistötiedotteessa
- toimittajat voivat esittää kysymyksiä ja sopia haastatteluja.
Rajoitukset
- Lehdistötilaisuuden järjestämiseen voi liittyä huomattavia kustannuksia (esimerkiksi tilan vuokra).
Lehdistötilaisuuden suunnittelu
Suunnittele ennalta ja ota huomioon seuraavat seikat:
- Mieti etukäteen käytännön näkökohtia, kuten paikkaa ja resursseja (muun muassa pöytä, puhujakoroke, kaiuttimet, mikrofonit).
- Selvitä itsellesi, mitä haluat kertoa.
- Selvitä, keitä haluat mukaan tilaisuuteen lisätäksesi sanomasi painoarvoa ja uskottavuutta. Jonkun puhujista pitäisi edustaa omaa organisaatiotasi – sopiva henkilö voisi olla korkeassa asemassa oleva vanhempi edustaja.
- Laadi puhujia varten kysymys- ja vastausluettelo.
- Valmistele kaikki jaettavat materiaalit (kuten lehdistöpaketit ja lahjat) etukäteen. Älä jätä tätä viime tinkaan!
Ajoitus
- Varaa tilaisuudelle yksi tunti ja valitse kaksi tai kolme pääpuhujaa.
- Aamulla tai varhain iltapäivällä järjestettävät lehdistötilaisuudet ovat tehokkaimpia. Toimittajat lähettävät juttunsa julkaistaviksi yleensä iltaisin, eikä heillä silloin ole aikaa osallistua lehdistötilaisuuksiin.
- Vältä lehdistötilaisuuden järjestämistä perjantaina, sillä tietyillä sanomalehdillä on viikonloppuisin muista päivistä poikkeava uutiskierto.
Kutsun lähettäminen
Voit lähettää valituille viestimille varhaisessa vaiheessa, kenties kaksi viikkoa ennen tilaisuutta, ”varaa päivä” -viestin, mutta lähetä varsinainen kutsu viikkoa ennen ja nopea muistutus päivää ennen lehdistötilaisuutta.
