Kampanjan työkalupakki

Näkyvyyttä lisäävät tapahtumat

Soveltuu

kaikentyyppisille organisaatioille

Mikä se on?

Tällaisia tilaisuuksia halutaan tavallisesti joko järjestää kampanjan lopussa tai niitä voidaan käyttää koko viestintäkampanjan selkärankana. Näiden erittäin näkyvien tapahtumien kirjo on laaja, ja niihin voi kuulua

  • palkintoja
  • festivaaleja
  • näyttelyitä
  • kilpailuja
  • markkinointikiertueita jne.

Näiden tapahtumien tarkoituksena on saada aikaan säpinää ja näkyvyyttä tiedotusvälineissä. Niissä ei keskitytä sisältöön. Niiden pitäisi olla luovia.

Hyödyt

  • Niiden avulla voi saada paljon näkyvyyttä tiedotusvälineissä ja muistuttaa kampanjan tärkeimmistä viesteistä.
  • Jos tapahtuma järjestetään hyvin, se pysyy yleisön mielessä pitkään.

Rajoitukset

  • Tällaiset tapahtumat ovat yleensä kalliita ja vaativat aikaa ja energiaa.

Tapahtuman rahoitus

  • Budjetti ratkaisee:
    • Arvioi, kuinka kalliiksi tapahtuma tulee ja miten toteuttamiskelpoinen se on.
    • Varmista, että olet sisällyttänyt budjettiin kaikki suunnittelemasi toimet ja pyytänyt palveluntarjoajilta tarkat hintatarjoukset.
    • Varaa budjetin määrärahoista vähintään 10–15 prosenttia ennakoimattomien kustannusten kattamiseen.

Tapahtuman suunnittelu

  • Mieti ensin, mikä on tapahtuman konsepti. Päätä tapahtuman muoto ja tavoitteet.
  • Tavoitteena on kiinnittää viestinten huomio. Mieti tarkasti, kiinnostaako tapahtuma varmasti viestimiä. Vastaa näihin kysymyksiin:
    • Onko tapahtumassa mukana joku kuuluisa henkilö?
    • Onko kukaan ole aiemmin tehnyt mitään vastaavaa?
    • Onko tapahtumassa vuorovaikutteisuutta?
    • Liittyykö siihen palkintoa, ja osallistuuko tapahtumaan paljon ihmisiä? Järjestetäänkö tapahtuma jossakin ainutlaatuisessa paikassa?
  • Jos kutsut viestimet mukaan tapahtumaan, ota siitä kaikki irti. Suunnittele viestinten osallistuminen:
    • Voitko järjestää haastatteluja?
    • Onko sinulla tarjota viestimille huonetta, jossa haastattelut voidaan toteuttaa?
    • Onko sinulla lehdistöpaketteja ja muuta olennaista tietoa viestimille?
  • Laadi ohjelma ja osallistuja- ja puhujaluettelo.
  • Tee suunnitelmat hyvissä ajoin etukäteen. Tällaisten tapahtumien valmistelu vie kuukausia. Valmisteluun on hyvä varata vähintään kuudesta kahdeksaan kuukautta.

Käytännön näkökohdat

  • Tietyt varaukset pitää tehdä hyvin varhain. Varaa ajoissa muun muassa
    • tapahtumapaikka
    • osallistujien ja puhujien matkaliput
    • ja majoitus.
  • Älä aliarvioi sitä, miten tarkkaa suunnittelua kaikki logistiset järjestelyt edellyttävät. Loistavakin tapahtuma voi epäonnistua, jos jokin käytännön yksityiskohta menee pieleen (esimerkiksi jos mikrofonit puuttuvat).
  • Suunnittele huolellisesti tietomateriaalien laadinta, tuotanto ja toimitus:
    • Kaiken pitäisi saapua vähintään päivää ennen tapahtumaa. Ihannetapauksessa materiaalit ovat perillä vähintään kaksi tai kolme päivää aikaisemmin. Laadi aina myös varasuunnitelma.
    • Varmista, että pystyt viime hetkellä tuottamaan ainakin heikkolaatuisia tulosteita keskeisistä tietomateriaaleista.
  • Tarkista tapahtumapaikkasi yrityskeskuksen (jos sellaista on) palvelut.
  • Pidä aina mukanasi USB-tikkua, johon on tallennettu kaikki esitykset, ja PDF-tiedostoja tai painettuja versioita kaikista konferenssissa tarvitsemistasi asiakirjoista ja materiaaleista.
  • Testaa järjestelyt edeltävänä päivänä:
    • Testaa kaikki laitteet.
    • Tarkista tapahtumapaikka.
    • Pidä mukanasi kaikkien tavaroiden ja palvelujen toimittajien yhteystiedot. Pidä tapahtumapäivänä mukanasi luetteloa, josta löytyvät muun muassa kaikkien sinua avustavien työtovereiden, kumppanien, tavaroiden ja palvelujen toimittajien ja kutsuttujen viestimien yhteystiedot (mieluiten matkapuhelinnumerot).