Værktøjssæt til kampagner

Ulemper

• Disse arrangementer er ofte dyre og kræver tid og energi.

Finansiering af arrangementet

• Husk at lægge budget:
• Beregn, hvor meget arrangementet vil koste dig, og hvor realistisk det er.
• Sørg for at medtage alle aktiviteter i dit budget, og få præcise tilbud fra leverandører.
• Afsæt mindst 10-15 % af dit budget til uforudsete omkostninger.

Planlægning af arrangementet

• Udtænk først et koncept. Beslut dig for et format for arrangementet, og udstik dine mål.
• Målet er at skabe opmærksomhed i medierne. Tænk grundigt over, hvorvidt arrangementet faktisk vil interessere medierne. Besvar disse spørgsmål:
  • Omfatter arrangementet nogle kendte personer?
  • Er det noget, ingen har gjort før?
  • Indeholder det et interaktivt element?
  • Er der tilknyttet en pris, og deltog der mange personer i arrangementet? Afholdes det på et helt særligt sted?
• Sørg for at få mest muligt ud af det, hvis du inviterer medierne. Planlæg, hvordan de skal deltage:
• Kan du arrangere nogle interviews?
• Har du et lokale, hvor de kan gennemføre interviews?
• Har du pressemateriale og andre oplysninger til medierne?
• Lav en dagsorden og en liste over deltagere og talere
• Planlæg god tid i forvejen. Disse arrangementer kommer til at tage flere måneder at forberede. Det er bedst at beregne mindst seks til otte måneders forberedelsestid.

Praktiske overvejelser

• Nogle ting skal du booke meget tidligt, f.eks.:
  • Stedet hvor arrangementet skal afholdes
  • Rejsebilletter til deltagere og talere
  • Indkvartering osv.
• Pas på med ikke at undervurdere det arbejde og den planlægning, logistikken kræver. Hvis en praktisk detalje går galt – f.eks. at der ikke er nogen mikrofoner – kan det ødelægge et ellers fantastisk arrangement.
• Sørg for at planlægge udformning, fremstilling og levering af informationsmateriale:
• Alt bør være der senest et døgn før arrangementet. Ideelt set helst 2-3 dage før, og du bør altid have en nødplan klar.
• Sørg for, at du rimeligt nemt kan komme til at printe nogle enkle ark med nøgleinformation i sidste øjeblik.
• Tjek, om der ligger et erhvervscenter på stedet.
• Tag altid et USB-stik med dig, hvorpå du har gemt alle præsentationerne og PDF-/printversioner af alle dokumenter og materialer, du får brug for under konferencen.
• Prøv det hele af aftenen forinden:
• Test alt udstyr.
• Tjek lokalerne.
• Tjek, at du har alle leverandørernes kontaktoplysninger med. Sørg for på selve dagen at have kontaktnumre (helst mobilnumre) til alle de kollegaer, der skal hjælpe dig, dine samarbejdspartnere, dine leverandører, inviterede medier etc.