PR-arrangementer
Egnet til:
Alle typer af organisationer.
Hvad er det?
Dette er typisk den type arrangement, du bør afholde ved afslutningen af din kampagne. Alternativt kan det danne basis for din informationskampagne. Rækkevidden af disse stærkt synlige arrangementer er enorm og kan omfatte:
- Prisuddelinger
- Festivaler
- Udstillinger
- Konkurrencer
- Fremstød m.m.
Meningen med disse arrangementer er at skabe opmærksomhed og øget mediedækning. Fokus er ikke på indholdet. De bør være kreative.
Fordele
- Du kan skabe stor mediedækning og orientere dem om de vigtigste budskaber i din kampagne.
- Hvis arrangementet er veltilrettelagt, vil din målgruppe huske det.
Ulemper
- Disse arrangementer er ofte dyre og kræver tid og energi.
Finansiering af arrangementet
- Husk at lægge budget:
- Beregn, hvor meget arrangementet vil koste dig, og hvor realistisk det er.
- Sørg for at medtage alle aktiviteter i dit budget, og få præcise tilbud fra leverandører.
- Afsæt mindst 10-15 % af dit budget til uforudsete omkostninger.
Planlægning af arrangementet
- Udtænk først et koncept. Beslut dig for et format for arrangementet, og udstik dine mål.
- Målet er at skabe opmærksomhed i medierne. Tænk grundigt over, hvorvidt arrangementet faktisk vil interessere medierne. Besvar disse spørgsmål:
- Omfatter arrangementet nogle kendte personer?
- Er det noget, ingen har gjort før?
- Indeholder det et interaktivt element?
- Er der tilknyttet en pris, og deltog der mange personer i arrangementet? Afholdes det på et helt særligt sted?
- Sørg for at få mest muligt ud af det, hvis du inviterer medierne. Planlæg, hvordan de skal deltage:
- Kan du arrangere nogle interviews?
- Har du et lokale, hvor de kan gennemføre interviews?
- Har du pressemateriale og andre oplysninger til medierne?
- Lav en dagsorden og en liste over deltagere og talere
- Planlæg god tid i forvejen. Disse arrangementer kommer til at tage flere måneder at forberede. Det er bedst at beregne mindst seks til otte måneders forberedelsestid.
Praktiske overvejelser
- Nogle ting skal du booke meget tidligt, f.eks.:
- Stedet hvor arrangementet skal afholdes
- Rejsebilletter til deltagere og talere
- Indkvartering osv.
- Pas på med ikke at undervurdere det arbejde og den planlægning, logistikken kræver. Hvis en praktisk detalje går galt – f.eks. at der ikke er nogen mikrofoner – kan det ødelægge et ellers fantastisk arrangement.
- Sørg for at planlægge udformning, fremstilling og levering af informationsmateriale:
- Alt bør være der senest et døgn før arrangementet. Ideelt set helst 2-3 dage før, og du bør altid have en nødplan klar.
- Sørg for, at du rimeligt nemt kan komme til at printe nogle enkle ark med nøgleinformation i sidste øjeblik.
- Tjek, om der ligger et erhvervscenter på stedet.
- Tag altid et USB-stik med dig, hvorpå du har gemt alle præsentationerne og PDF-/printversioner af alle dokumenter og materialer, du får brug for under konferencen.
- Prøv det hele af aftenen forinden:
- Test alt udstyr.
- Tjek lokalerne.
- Tjek, at du har alle leverandørernes kontaktoplysninger med. Sørg for på selve dagen at have kontaktnumre (helst mobilnumre) til alle de kollegaer, der skal hjælpe dig, dine samarbejdspartnere, dine leverandører, inviterede medier etc.
