Прояви за популяризиране
Подходящо за:
Всички видове организации.
Какво представлява това?
Това е вид събитие, което обикновено се провежда в края на кампанията или се използва като принципна основа на комуникационната кампания. Обхватът на тези събития с голяма видимост е огромен и може да включва:
- Награди
- Фестивали
- Изложения
- Конкурси
- Информационни обиколки и пр.
Основното при тези събития е върху предизвикването на интерес и отразяването в медиите. Съдържанието не е най-важното. Подходът при тях трябва да бъде творчески.
Ползи
- Можете да постигнете значително отразяване в медиите и да им напомните за най-важните послания на кампанията ви.
- Ако е добре организирано, събитието ще бъде запомнено от вашата аудитория.
Ограничения
- Такива събития обикновено са скъпи и изискват време и енергия.
Финансиране на събитието
- Бюджетът, бюджетът и пак бюджетът:
- преценете колко ще ви струва събитието и доколко е осъществимо.
- Не пропускайте да изготвите бюджет за всички си дейности и да поискате конкретни оферти от доставчиците.
- Заделете най-малко 10—15 % от бюджета си за непредвидени разходи.
Планиране на събитието
- Преди всичко обмислете концепция. Определете формата на събитието и целите.
- Целта е да се привлечено вниманието на медиите. Сериозно помислете дали наистина събитието ще привлече медиен интерес. Отговорете на следните въпроси:
- Участва ли в събитието известна личност?
- Дали събитието е нещо, което не е правено досега?
- Включва ли в себе си интерактивен елемент?
- С него свързана ли е награда и участвали ли са много хора? Провежда ли се на специално определено място?
- Възползвайте се максимално от присъствието на медиите, в случай че ги поканите. Планирайте участието им:
- Можете ли да насрочите интервюта?
- Разполагате ли с подходящо за целта помещение?
- Разполагате ли с пакет с материали за пресата и друга подходяща информация за тях?
- Изгответе програма и списък с имената на участниците и лекторите
- Планирайте добре предварително. Подготовката на такъв вид събития отнема месеци. Най-добре е да предвидите поне шест—осем месеца подготовка.
Практически съображения
- Ще трябва много рано да резервирате някои неща, например:
- място на събитието
- билети за пътуване на участниците и лекторите
- настаняване и др.
- Не подценявайте нуждата от внимание към детайла и планирането на всички необходими логистични мерки. Дори една сгрешена практическа подробност — например липса на микрофони — може да съсипе иначе чудесно събитие.
- Уверете се, че сте планирали дизайна, изготвянето и доставката на информационните материали:
- Всичко следва да бъде доставено май-малко един ден преди събитието. Идеалният случай е поне 2—3 дни предварително и винаги имайте план „Б“.
- Уверете се, че би имало възможност в последния момент да се изработят няколко по-нискокачествени разпечатки на важни информационни материали, ако се наложи.
- Проверете бизнес центъра на избраното място, ако има такъв.
- Винаги носете със себе си USB устройство с всички презентации и версии в PDF формат/разпечатки на всички документи и материали, с които е необходимо да разполагате по време на конференцията.
- Вечерта преди събитието направете тестово пускане:
- Тествайте цялото оборудване.
- Проверете мястото на събитието.
- Винаги разполагайте с информация за връзка с всички доставчици. В деня на събитието носете със себе си списък с лицата за контакт (за предпочитане мобилни телефони) на всички колеги, които трябва да ви помагат, вашите партньори, доставчици, поканени медии и др.
